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对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

3、及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

4、防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；

5、公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

6、做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

7、每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

8、对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。